Gouvernance des renseignements personnels

Qui est responsable

Notre personne responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de la loi chez nous et répond à toute question, demande ou plainte.

• Titre : Chef de la direction
• Courriel : conformite@datasciences.ca
• Adresse : Data Sciences Inc., 780, av. Brewster, bureau 2-130, Montréal (Québec) H4C 2K1
• Téléphone : 514-501-9100

Nos règles s’appliquent à tous les renseignements personnels que nous détenons, sur papier ou en format numérique : ceux des personnes qui visitent nos sites, qui nous écrivent ou s’abonnent à nos courriels, des personnes candidates, des personnes-ressources de nos clients et fournisseurs, et des membres de notre personnel. Pour les renseignements que nous traitons pour le compte de nos clients, par exemple dans le cadre de sondages, nous suivons aussi les règles prévues à nos contrats ; le client demeure responsable de ces renseignements.

Les rôles de notre personnel

Chaque personne qui touche à vos renseignements a des responsabilités précises, de la collecte à la destruction.

Combien de temps nous conservons vos renseignements

Nous gardons vos renseignements seulement le temps nécessaire à la fin pour laquelle ils ont été recueillis, ou plus longtemps si la loi l’exige. À l’échéance, nous les détruisons ou, exceptionnellement, nous les anonymisons.

Quelques règles s’appliquent en tout temps :

• un renseignement utilisé pour prendre une décision à votre sujet, par exemple le refus d’une candidature, est conservé au moins un an après la décision, comme l’exige la loi ;
• si nous refusons une demande d’accès ou de rectification, le renseignement visé est conservé le temps que vous puissiez exercer vos recours ;
• la destruction est suspendue si un renseignement fait l’objet d’une demande, d’une plainte, d’une enquête ou d’un litige en cours.

Comment nous détruisons ou anonymisons vos renseignements

À l’échéance, nous détruisons vos renseignements de façon sécuritaire et irréversible ; l’anonymisation est l’exception.

Destruction. Les renseignements sont supprimés définitivement, y compris des corbeilles, ou déchiquetés s’ils sont sur papier.

Fournisseurs. Les conditions de nos fournisseurs les obligent à supprimer ou à nous retourner nos données à la fin du service.

Anonymisation. Un renseignement anonymisé ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier une personne. Nous n’anonymisons que pour des fins sérieuses et légitimes, par exemple produire des statistiques sur l’utilisation de nos sites, et en suivant le règlement québécois sur l’anonymisation : analyse du risque de réidentification, réévaluation périodique et inscription au registre d’anonymisation. Notre personne responsable approuve au préalable chaque anonymisation. En cas de doute, nous détruisons.

Comment porter plainte

Si vous croyez que nous avons mal traité vos renseignements personnels, vous pouvez porter plainte ; chaque plainte reçoit une réponse écrite de notre personne responsable.

1. Écrivez-nous

   Envoyez votre plainte par écrit à notre personne responsable, à conformite@datasciences.ca ou par la poste à l’adresse indiquée plus haut. Décrivez la situation et, si possible, les renseignements visés. Si vous avez besoin d’aide pour formuler votre plainte, notre personne responsable vous aidera.

2. Accusé de réception

   Nous confirmons la réception de votre plainte dans un délai de 5 jours ouvrables et vous indiquons quand vous recevrez une réponse. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité si la plainte porte sur vos propres renseignements.

3. Analyse

   Notre personne responsable examine les faits avec les équipes concernées et peut vous demander des précisions. Votre plainte est traitée de façon confidentielle.

4. Réponse

   Vous recevez une réponse écrite dans un délai de 30 jours suivant la réception de votre plainte. Elle explique notre décision et les mesures correctives prises, s’il y a lieu. Si nous avons besoin de plus de temps, nous vous en informons avec la nouvelle date de réponse.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec ou, le cas échéant, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Aucune personne, y compris un membre de notre personnel, ne subit de représailles pour avoir porté plainte de bonne foi.

Plainte ou demande ? Si vous voulez plutôt consulter, corriger ou recevoir une copie de vos renseignements, il s’agit d’une demande d’exercice de vos droits. Nous y répondons par écrit dans les 30 jours suivant sa réception ; tout refus est motivé et vous indique vos recours. L’accès est gratuit ; si des frais de transcription, de reproduction ou de transmission s’appliquent, nous vous en informons à l’avance.

Nos autres pratiques

D’autres règles encadrent nos activités au quotidien.

• Fournisseurs. Chaque fournisseur qui traite vos renseignements pour nous est lié par des conditions écrites : il doit les protéger, les utiliser seulement pour nous rendre son service et les supprimer à la fin du service.
• Où vos renseignements sont conservés. Notre règle est de garder les renseignements personnels au Canada dans la mesure du possible. Les exceptions sont indiquées dans notre politique de confidentialité.
• Incidents de confidentialité. Tout incident est signalé sans délai à notre personne responsable, qui prend les mesures pour limiter le risque. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous vous en avisons avec diligence, ainsi que la Commission d’accès à l’information et, si la loi l’exige, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Tous les incidents sont inscrits à notre registre.
• Décisions automatisées. Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements sans vous en informer et vous permettre de présenter vos observations.
• Recherche et statistiques. Nous ne communiquons ou ne recevons des renseignements sans consentement à des fins de recherche que dans les conditions prévues par la loi, après une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la conclusion d’une entente transmise à la Commission d’accès à l’information.

Mises à jour

Nous mettons cette page à jour quand nos pratiques changent. Pour en savoir plus sur les renseignements que nous recueillons et sur vos droits, consultez notre politique de confidentialité.