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Adjointe exécutive du président-directeur général

Résumé

Créée en 2015, Data Sciences est une agence de conseil et de publicité qui fournit des conseils, des recherches, des analyses et du marketing bien conçus et scientifiquement fondés, afin d'aider nos clients à comprendre, à engager et à approfondir leurs relations avec leurs clients et parties prenantes. Bienvenue dans l'agence qui réunit scientifiques et spécialistes du marketing autour d'un objectif commun : le changement de comportement.

Description du poste

En tant qu’adjoint exécutif du chef de la direction, vous êtes responsable de fournir un soutien administratif au PDG à travers une variété de tâches liées à l’échéancier, à la recherche, à la communication et à l’organisation. Vous serez également responsable de l’administration du bureau des sciences des données à Montréal. Vos tâches seront accomplies avec précision, exécutées avec une haute qualité et dans les délais et de manière professionnelle. Ce poste nécessite que vous travailliez dans les bureaux physiques de Data Sciences à Montréal, Québec.

Responsabilités

Coordonner les calendriers de rendez-vous du PDG en planifiant et en programmant les réunions, les téléconférences et les déplacements.
Effectuer des tâches de recherche selon les besoins.
Organiser et coordonner les réunions, y compris la logistique, les téléconférences ou les déplacements, la préparation des documents, l’installation et l’exploitation de l’équipement audiovisuel pour les présentations, ainsi que la rédaction des procès-verbaux, l’archivage et la distribution.
Aider à préparer les communications et les présentations.
Accueillir et saluer les invités, les parties prenantes et les coursiers, et répondre aux demandes téléphoniques.
Maintenez la confiance et protégez les opérations en gardant les informations confidentielles.
Tenir à jour des listes de contacts.
Aider à la préparation des rapports mensuels sur le suivi du temps
Tâches générales de bureau, autres tâches et projets spéciaux requis par le PDG ou le vice-président des opérations.
Assurer la liaison avec le personnel de nettoyage pour garantir que la propreté des bureaux est conforme aux normes
Garder les cuisines DS bien rangées, faire fonctionner les lave-vaisselle, changer les poubelles et recycler si jamais vous remarquez qu’elles sont pleines/se remplissent
Aider à organiser et gérer des événements et des réunions DS

Qualifications

Vous avez:
Diplôme postsecondaire requis.
De solides compétences organisationnelles, y compris la gestion du temps et la capacité de jongler avec plusieurs priorités dans des délais serrés.
Expérience dans la gestion d’horaires et la coordination de réunions.
Excellentes compétences en communication, tant verbale qu’écrite.
Maîtrise des logiciels bureautiques standards et des outils de collaboration.
Souci du détail.
Débrouillard et flexible.
Solides compétences interpersonnelles et capacité à développer des relations de travail productives avec un large éventail de paires et de parties prenantes.
Solides capacités de jugement et de prise de décision
Une expérience en gestion d’événements est bénéfique, y compris en logistique et en voyages.
Un permis de conduire et un véhicule sont requis.
Des compétences écrites et de communication bilingues (anglais/français) sont requises, avec la capacité de communiquer efficacement en anglais avec notre base d’employés pancanadien et international.

Ce que nous offrons

Un environnement de travail au rythme rapide où chaque jour est différent.
Un régime de santé compétitif, y compris les soins dentaires
Travail hybride ou à distance
Un bureau à aire ouverte dans le Vieux-Port de Montréal avec une terrasse sur le toit.
Une équipe et une entreprise en pleine expansion où vous aurez l’occasion de vous épanouir.
3 semaines de vacances.

Nous encourageons les candidatures de tous les candidats et candidates qualifié.e.s et nous nous engageons à respecter l’égalité des chances en matière d’emploi. Si vous avez un handicap ou des besoins particuliers qui nécessitent un accommodement, veuillez nous le faire savoir pendant le processus de recrutement ou en envoyant un courriel à [email protected].

Nous encourageons les candidatures de tous les candidats et candidates qualifié.e.s et nous nous engageons à respecter l'égalité des chances en matière d'emploi. Si vous avez un handicap ou des besoins particuliers qui nécessitent un accommodement, veuillez nous le faire savoir pendant le processus de recrutement ou en envoyant un courriel à [email protected].